26 maj

| Interntidning för Sveriges Television

  • Meny

Väktare av svensk Public service-historia! – Arkivarien Börje Sjöman har arbetat i Dokumentarkivet sedan 1992. (Foto: Mats Carlsson-Lénart)

Publicerad 9 februari 2018 09:09 - Uppdaterad 4 april 2018 09:46

Bevarar SVT-historia - för att serva i nuet

Dokumentarkivet är en okänd resurs för många i SVT.

Arkivet undergår sen ett par år en omfattande förnyelse för att bättre möta dagens och morgondagens behov av att se vad som hänt i SVT och de andra PS-företagen och vilka beslut som fattats av företrädarna.

Arkivarien Börje Sjöman står framför en lång vägg täckt med hyllor fyllda med SVT-arkivkartonger.

– Det här är 309 480 upphovsrättsliga avtal, ingångna mellan SVT och olika upphovsmän under mer än 50 år. Efter femton år av skanning är nu alla sökbara digitalt, förklarar Börje Sjöman som tillägger att just gamla avtal om upphovsrätt är bland de mest eftersökta dokumenttyperna i arkivet. Vad kan sändas respektive inte?

Ett av de nästan 310 000 upphovsrättsliga avtal gällande SVT-material som nu är digitaliserade. (Foto: Mats Carlsson-Lénart)

Måste ha en anledning

För att beställa fram ett avtal, exempelvis gällande ett Jimi Hendrix-framträdande från 60-talet, måste man dock ha en anledning – som att man vill använda ett klipp ur en viss äldre produktion.

– Även om avtalen ingicks exempelvis på 1960-talet så är de fortfarande konfidentiella, säger Börje Sjöman. Men nu är avtalen åtminstone enkla att hitta, tidigare var det ganska svårt och tidsödande att ta fram dem.

Dokumentarkivet och dess olika delarkiv har utgjort källor till många TV-historiska vetenskapliga arbeten. (Foto: Mats Carlsson-Lénart)

Digitaliseringen av SVT:s upphovsrättsliga avtal kan sägas symbolisera Dokumentarkivets förnyelse, från ett organisationsbaserat synsätt och med fokus på fysiska dokument till en verksamhetsbaserad arkivering där papper inte längre är den självklara bevarandeformen.

Kan ta emot mer

Äntligen klart! 310 000 upphovsrättsliga SVT-avtal är nu inskannade och digitalt sökbara. Arkivarie Börje Sjöman är nöjd. (Foto: Mats Carlsson-Lénart)

Sedan 1965 har Dokumentarkivet haft sina lokaler under Hangaren i Radiohuset. Arkivet är ett av de mindre kända i PS-husen på Gärdet, även om de flesta SVT:are någon gång passerat genom arkivets lokaler, på väg mellan TV- och Radiohusen.

– Vi vill gärna att fler i exempelvis SVT ska använda oss. Dels kan vi ta emot äldre material som ligger kvar ute på redaktioner och avdelningar (även utanför Stockholm), dels är vi en resurs när det gäller kunskap om vad som hänt under de mer än 90 år Public service funnits i Sverige, menar Börje Sjöman.

Implementera rutiner

Börje Sjöman bearbetar inscannade dokument för arkivering. (Foto: Mats Carlsson-Lénart)

Börje har på senare tid arbetat ganska intensivt tillsammans med olika avdelningar i SVT för att implementera rutiner för arkivering i den digitala tidsåldern.

– Vi hjälper gärna till med råd och instruktioner för att kunna bevara och gallra på rätt sätt, med hänsyn till vad som behövs för den egna verksamheten, juridiska aspekterna och programbolagens särskilda samhällsroll, förklarar han.

Papperslösa arkiv

Bland de enheter i SVT som nu årligen levererar sitt arkiv enligt nya moderna principer till Dokumentarkivet är Företagsledningen.

Hur löser man då problemet med att det ofta är många olika typer av filer och format för dokument som hör ihop och bör arkiveras samlat?

– Bland annat genom att konvertera till ett format som heter PDF/A och som är anpassat särskilt för bevarandet av digitala dokument för framtiden, säger Börje Sjöman och tillägger PDF/A är ett internationell standardformat inom dokumentarkivering.

Han understryker också att det är viktigt att leveranserna till arkivet görs på rätt sätt.

– Mer om detta går att läsa i arkivinstruktionerna som ligger på intranätet, förklarar Börje Sjöman.

Dokumentarkivet täcker de svenska PS-företagens historia, ända från starten av Radiotjänst 1925. (Foto: Mats Carlsson-Lénart)

Papper ibland

Helt papperslös arkivering är det dock ännu inte frågan om, understryker Börje Sjöman och hans kollega Stoijana Öhman som också är med under Vipåtvs besök på Dokumentarkivet.

– Inte minst gäller det Ekonomiavdelningens material. Där finns ett lagkrav på att verifikationer och redovisningar ska sparas i sju år. För SVT blir det rätt många stora kartonger på ett år, säger Börje.

Redan efter ett år skickas dock redovisningsmaterialet till en underleverantör, ett företag som sparar kartongerna i sex år innan de mals till smulor.

– Men under de sex åren finns ju möjligheten att få tillbaka och gå igenom materialet igen om det skulle visa sig vara nödvändigt.

Börje Sjöman och Stoijana Öhman utgör 2/3 av Dokumentarkivets personalstyrka. Den tredje medarbetaren är Lauris Suurküla. (Foto: Mats Carlsson-Lénart)

Utgå från processer

Vad innebär då övergång från organisationsbaserad till verksamhetsbaserad arkivering, en av de viktiga kärnorna i Dokumentarkivets förnyelse.

– Det handlar helt enkelt om att utgå från processer och inte organisation. Dokumentarkivet anpassar därför struktur och ordning i arkivet efter hur programbolagen numera arbetar, enligt Börje Sjöman.

Dokumentarkivet ger gärna råd om modern arkivering och kan även ta emot äldre material som påträffas i redaktioner och andra lokaler, säger Börje Sjöman. (Foto: Mats Carlsson-Lénart)

Inte helt fritt

Men vilka möjligheter finns då att söka och forska i Dokumentarkivets material?

– Det är ett företagsarkiv och offentlighetsprincipen gäller inte (undantaget är gamla Radionämndens handlingar). Men vi tar gärna emot frågor på e-post eller telefon, och hjälper sedan till att återfinna det som behövs. Vissa enstaka medarbetare har specialtillstånd att få gå in i arkivet, men då bara för att titta på sitt eget arkiverade material, säger Börje Sjöman.

Forskare med intresse för svensk Public service, vad är öppet för dem?

– Enligt direktiv från bolagens VD-grupp kan handlingar undantagsvis göras tillgängliga för vetenskaplig forskning. Generellt gäller att handlingar av strategisk karaktär, såsom protokoll, korrespondens, planeringshandlingar, internkontroll, utredningar med mera, som är yngre än tio år, inte lämnas ut utan respektive VD:s samtycke.

I Dokumentarkivet finns kilometervis med hyllor fyllda av inte minst SVT-historia. (Foto: Mats Carlsson-Lénart)

Avslutad forskning

Under lång tid, nästan 20 år, bedrev PS-företagen själva en omfattande tvärvetenskaplig forskningsverksamhet, genom den år 1993 bildade stiftelsen Etermedierna i Sverige. Den lades ner vid omorganiseringen av SRF för några år sen.

När Börje Sjöman anställdes i Dokumentarkivet 1992 var det inte minst för att han som arkivarie skulle medverka i de olika forskningsprojekteten.

– Sammanlagt resulterade Etermedierna i Sveriges arbete i ett 50-tal vetenskapliga publikationer och totalt var ett 100-tal forskare involverade, minns Börje Sjöman som menar att det skulle kunna forskas mycket mer om SVT:s och de övriga PS-företagens roll i och betydelse för Sverige.

– Arkivet är av riksintresse genom att det omfattar värdefullt material som rör många ämnesområden, säger Sjöman.

Beware! (Foto: Mats Carlsson-Lénart)

Mot nya tider

Sammanfattningsvis handlar förnyelsen av Dokumentarkivets arbete mycket om ett ökat fokus på att tillgodose SVT:s och de andra PS-bolagens behov nu och i framtiden.

– Det är precis det vi nu gör inom SVT:s olika delar – att säkra fortlöpande leveranser av relevant material för att det i längden ska kunna återfinna det som är viktigt för verksamheten, avslutar Börje Sjöman.

MATS CARLSSON-LÉNART

Fakta Dokumentarkivet:

– Ska tillgodose behoven av dokumentarkivering för SVT, SR och UR.

– Arkivet kallades Pappersarkivet då Radiotjänst/SR fortfarande låg på Kungsgatan i Stockholms City. Namnet Dokumentarkivet tillkom 1961.

– Sedan 1997 en del av SRF:s verksamhet inom avdelningen Administration med Lena Thulin som avdelningschef.

– Från 2007 finns SVT:s upphovsrättsliga avtal sparade i databasen Rättighetslådan medan avtalen från TV:s start 1956 och fram till 2007 återfinns som en digitaliserad resurs i Dokumentarkivet.

– Tre medarbetare: Börje Sjöman, Stoijana Öhman och Lauris Suurküla.

– Nominerat till Årets arkiv 2017

0 gillar detta